舉辦新聞發(fā)布會需要做哪些準備工作???
舉辦新聞發(fā)布會需要提前準備標題、時間、場地、發(fā)言人等要點工作。
1、標題
新聞發(fā)布會一般針對對企業(yè)意義重大,媒體感興趣的事件舉辦。每個新聞發(fā)布會都會有一個名字,這個名字會打在關(guān)于新聞發(fā)布會的一切表現(xiàn)形式上,包括請柬、會議資料、會場布置、紀念品等。
為發(fā)布會準備一個適當?shù)臉祟},能帶來好的宣傳效果。如可以為發(fā)布會選擇一個具有象征意義的標題。這時,一般可以采取主題加副題的方式。副題說明發(fā)布會的內(nèi)容,主題表現(xiàn)企業(yè)想要表達的主要含義。
2、時間
新聞發(fā)布的時間通常也是決定新聞何時播出或刊出的時間。通常情況下,發(fā)布會的時間安排在工作日,時長為1小時左右,這樣可以相對保證發(fā)布會的現(xiàn)場效果和會后見報效果。
3、地點
場地可以選擇戶外(事件發(fā)生的現(xiàn)場,便于攝影記者拍照),也可以選擇在室內(nèi)。根據(jù)發(fā)布會規(guī)模的大小,室內(nèi)發(fā)布會可以直接安排在企業(yè)的辦公場所或者選擇酒店。酒店有不同的星級,從企業(yè)形象的角度來說,重要的發(fā)布會宜選擇五星級或四星級酒店。
為了體現(xiàn)權(quán)威性,可在人民大會堂等權(quán)威場所舉行。(由于審核程序繁瑣,企業(yè)可委托專業(yè)策劃公司全程策劃籌辦)
4、席位
擺放方式:發(fā)布會一般是主席臺加下面的課桌式擺放。注意確定主席臺人員。需擺放席卡,以方便記者記錄發(fā)言人姓名。擺放原則是“職位高者靠前靠中,自己人靠邊靠后”。
很多會議采用主席臺只有主持人位和發(fā)言席,貴賓坐于下面的第一排的方式。一些非正式、討論性質(zhì)的會議是圓桌擺放式。
擺放回字型會議桌的發(fā)布會也出現(xiàn)的較多,發(fā)言人坐在中間,兩側(cè)及對面擺放新聞記者坐席,這樣便于溝通。同時也有利于攝影記者拍照。
注意席位的預(yù)留,一般在后面會準備一些無桌子的坐席。
5、道具
最主要的道具是麥克風和音響設(shè)備。一些需要做電腦展示的內(nèi)容還包括投影儀、筆記本電腦、聯(lián)線、上網(wǎng)連接設(shè)備、投影幕布等,相關(guān)設(shè)備在發(fā)布會前要反復(fù)調(diào)試,保證不出故障。
新聞發(fā)布會現(xiàn)場的背景布置和外圍布置需要提前安排。一般在大堂、電梯口、轉(zhuǎn)彎處有導(dǎo)引指示歡迎牌,一般酒店有這項服務(wù)。事先可請好禮儀小姐迎賓。如果是在企業(yè)內(nèi)部安排發(fā)布會,也要酌情安排人員做記者引導(dǎo)工作。
6、資料
提供給媒體的資料,一般以廣告手提袋或文件袋的形式,整理妥當,按順序擺放,再在新聞發(fā)布會前發(fā)放給新聞媒體,順序依次為:會議議程、 新聞通稿、發(fā)言稿、發(fā)言人背景、公司宣傳冊、產(chǎn)品說明資料、有關(guān)圖片、 紀念品、企業(yè)新聞負責人名片、空白信箋、筆(方便記者記錄)。
7、發(fā)言人
代表公司形象的新聞發(fā)言人對公眾認知會產(chǎn)生重大影響。
新聞發(fā)言人的條件一般應(yīng)有以下的幾方面:
公司的頭面人物之一——新聞發(fā)言人應(yīng)該在公司身居要職,有權(quán)代表公司講話;良好的外型和表達能力;知識面豐富,有清晰明確的語言表達能力、傾聽的能力及反應(yīng)力、外表整潔、大方得體;執(zhí)行原定計劃并加以靈活調(diào)整的能力;有現(xiàn)場調(diào)控能力,可以充分控制和調(diào)動發(fā)布會現(xiàn)場的氣氛。
8、提問
在新聞發(fā)布會上,通常在發(fā)言人進行發(fā)言以后,有一個回答記者問的環(huán)節(jié)。可以充分通過雙方的溝通,增強記者對整個新聞事件的理解以及對背景資料的掌握。有準備、親和力強的領(lǐng)導(dǎo)人接受媒體專訪,可使發(fā)布會所發(fā)布的新聞素材得到進一步的升華。
在答記者問時,一般由一位主答人負責回答,必要時,如涉及到專業(yè)性強的問題,由他人輔助。
發(fā)布會前主辦方要準備記者答問備忘提綱,并在事先取得一致意見,尤其是主答和輔助答問者要取得共識。
在發(fā)布會的過程中,對于記者的提問應(yīng)該認真作答,對于無關(guān)或過長的提問則可以委婉禮貌地制止;對于復(fù)雜而需要大量的解釋的問題,可以先簡單答出要點,邀請其在會后探討。
9、媒體邀請
邀請的時間一般以提前3到5天為宜,發(fā)布會前一天可做適當?shù)奶嵝选B?lián)系比較多的媒體記者可以采取直接電話邀請的方式。相對不是很熟悉的媒體或發(fā)布內(nèi)容比較嚴肅、莊重時可以采取書面邀請函的方式。
參考資料來源:搜狗百科-新聞發(fā)布會