展會管理計劃

經(jīng)營是企業(yè)以市場為對象，以商品生產(chǎn)和商品交換為手段，開展銷售與技術(shù)服務(wù)，以實現(xiàn)企業(yè)預(yù)定目標的一系列有組織有計劃的經(jīng)濟活動。會展場館通常是從事會展經(jīng)營的服務(wù)性企業(yè)，同樣要以市場的需求為依據(jù)，以場館建筑、設(shè)備和會展專業(yè)技術(shù)力量為基本手段，開展多功能服務(wù)的會展經(jīng)營活動，提高會議展覽的經(jīng)濟效益和社會效益，向全社會提供更多更好的服務(wù)。本章著重介紹會展場館的經(jīng)營目標與市場定位、計劃管理、經(jīng)濟效益的分析與評估、主要經(jīng)營項目的運作流程。

【關(guān)鍵詞匯】

經(jīng)營目標　計劃　指標　流程

3.1　會展場館的經(jīng)營目標與市場定位

3.1.1　會展場館經(jīng)營觀念與目標

會展場館開展經(jīng)營活動的基本觀念，是以最佳的多功能服務(wù)，滿足人民群眾物質(zhì)與文化生活的需求，為社會主義兩個文明建設(shè)做出貢獻，以搞好展覽服務(wù)為目標，以提高服務(wù)質(zhì)量求生存，以完善服務(wù)設(shè)施、開拓服務(wù)領(lǐng)域求發(fā)展，以合理的成本求效益。需要強調(diào)的有以下四點：

①市場觀念：場館要在充分了解市場動態(tài)和觀眾需求的基礎(chǔ)上，有針對性地、有目的地提供會展服務(wù)。這就要加強對市場、對參展參會者和廣大觀眾的調(diào)查研究，及時掌握市場信息和市場動態(tài)，使會展服務(wù)與社會需求緊密結(jié)合起來。

②競爭意識：經(jīng)營就是市場競爭。開展會展經(jīng)營活動，必須引入競爭機制，在競爭中發(fā)揮自己的優(yōu)勢，揚長避短，改革創(chuàng)新，使會展場館對參展參會者和觀眾更具有吸引力。

③開發(fā)觀念：為了有效地開展競爭，就要不斷地開發(fā)會議展覽業(yè)務(wù)，開拓市場，擴大服務(wù)領(lǐng)域。要開展關(guān)于新技術(shù)、新設(shè)備、新材料、新工藝、新方法的開發(fā)性研究，努力實現(xiàn)會展業(yè)的現(xiàn)代化。充分開發(fā)利用好會展場館現(xiàn)有的各種資源，做到人盡其才，物盡其用，挖掘和發(fā)揮場館的潛力。

④效益觀念：會展經(jīng)營和其他經(jīng)營一樣，直接目的就是獲得效益。其不同點在于會展經(jīng)營更強調(diào)在社會效益基礎(chǔ)上的經(jīng)濟效益，追求社會效益與經(jīng)濟效益的統(tǒng)一。要想方設(shè)法，以合理的成本和較少的投入，提供最佳的服務(wù)，來獲取較好的社會效益和經(jīng)濟效益。

會展場館經(jīng)營的目標是其經(jīng)營觀念的具體體現(xiàn)。其總目標是為促進與發(fā)展市場經(jīng)濟和提高人民群眾的物質(zhì)與文化生活水平服務(wù)。在這個總的目標下，會展場館根據(jù)自身條件和外部環(huán)境，確定本館在一定時期內(nèi)經(jīng)營活動的發(fā)展方向和奮斗目標。經(jīng)營目標包括對國家和社會的貢獻目標、展覽市場占有目標、場館發(fā)展目標和效益目標四個方面。

3.1.2　會展場館的市場定位

會展場館要實現(xiàn)相對的分工，特別是在國內(nèi)的大城市中，會展場館的數(shù)量正與日俱增，會展場館在發(fā)展中如果沒有明確的市場定位，很難在市場競爭中獲勝。

1）按照規(guī)模予以市場分類

按照會展的規(guī)模來進行經(jīng)營定位分工是較為可行的方式，因為會展場館的規(guī)模就決定了舉辦會展活動的規(guī)模大小。會展場館在經(jīng)營時按照自身的規(guī)模確定發(fā)展戰(zhàn)略，這與會展場館硬件本身有直接聯(lián)系，因此操作起來同樣有效。

2）按照行業(yè)予以市場分類

按照行業(yè)領(lǐng)域來劃分會展場館的目標市場也是較為常見的方式，但是由于會展場館在大體功能上較為相似，因此，一般具有一定規(guī)模和設(shè)施的會展場館對不同行業(yè)均具有一定的普適性。因此，按照行業(yè)予以市場分類，不能實現(xiàn)理想的市場劃分，有時還會引起更為激烈的市場競爭。

3）按照辦展形式予以分類

辦展的形式是參展商和觀展者較為注重的方面。辦展形式對于會展場館來講，主要有兩種：一種是引進展；一種是自辦展。目前大多數(shù)展覽場館都在先經(jīng)營引進展覽項目積累經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，再開拓自辦展業(yè)務(wù)，以提高展館經(jīng)營利潤率。

對于會展場館，尤其是中小型會展場館在建設(shè)時可以預(yù)先實行特色化設(shè)計，通過與眾不同的場館設(shè)計，實現(xiàn)某種特殊的辦展形式，從而獲得特定的市場群體的關(guān)注。

4）按地區(qū)的產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)和基礎(chǔ)定位

會展場館所在地區(qū)的產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)對場館的市場定位起到相當重要的作用。以下以長春市的會展業(yè)和廈門市的“石材展”為例。

長春國際展覽中心和長春國際會展中心是長春市的主要會展場館，其市場定位緊扣該市的產(chǎn)業(yè)基礎(chǔ)，全市先后成功舉辦了“汽博會”“農(nóng)博會”“教育展”“雕塑展”“民博會”等大型品牌展會以及“電影節(jié)”“冰雪旅游節(jié)”等著名節(jié)慶活動。綜合起來看，近年來長春市會展經(jīng)濟的發(fā)展可以概括為：品牌展會初見端倪，展會特色更加突出，國際化份額明顯增加，市場化步伐進一步加快等特點。不斷自我提升，并為會展業(yè)的發(fā)展奠定了堅實的基礎(chǔ)。

廈門與國內(nèi)最大的石材加工基地接壤，擁有超過1 200家石材進出口企業(yè)，掌控著該市以及周邊10 000多家石材加工廠資源，有4個大型荒料集散地和銷售市場，集中了世界各地的各類優(yōu)質(zhì)石材。石材貿(mào)易量占全國60%以上，占全球比重約達15%，石材產(chǎn)業(yè)和港口優(yōu)勢，促使廈門日益成為國際石材產(chǎn)業(yè)貿(mào)易中心。憑借得天獨厚的產(chǎn)業(yè)優(yōu)勢，“中國廈門國際石材展”自2001年創(chuàng)辦以來，秉持以“出口為導(dǎo)向，進出口貿(mào)易與國內(nèi)訂貨相結(jié)合”的辦展方針，突出國際化、專業(yè)化、市場化特點，經(jīng)過十幾年的歷練與培植，已成為石材業(yè)界家喻戶曉的品牌。

2013年3月6—9日，“第十三屆中國廈門國際石材展”展覽面積已達160 000 m2，設(shè)置國際標準展位8 250個，有來自全球54個國家和地區(qū)的近2 000家企業(yè)，成為全球最大規(guī)模的石材行業(yè)專業(yè)展覽會。

總之，會展場館無論采取何種經(jīng)營定位的方法，都應(yīng)作為會展場館建設(shè)設(shè)計的有機組成部分，將市場經(jīng)營定位作為其發(fā)展的戰(zhàn)略核心，并從場館設(shè)計、建造、管理等方面緊緊圍繞該經(jīng)營方向，實現(xiàn)最終的戰(zhàn)略目標。

3.1.3　會展場館的目標管理

目標管理是以目標為激勵手段進行民主管理的一種形式，屬于向?qū)偷募罘椒āＦ浠舅枷胧鞘紫却_立會展場館辦會、辦展工作和會議展覽經(jīng)營的總目標；然后各個部門及其工作人員根據(jù)總目標的要求，設(shè)定自己的分目標，并呈報上級認可，形成一個“目標鏈”，進而依據(jù)各自的目標制定工作方針和工作進度；最后，以目標達成度作為考核每一個部門和個人的工作績效的唯一標準。

目標管理的特征是：

①鼓勵職工積極參與全館總目標的制訂。

②強調(diào)總目標與部門目標及個人目標的有機結(jié)合，使職工對目標產(chǎn)生高度的認同感，以及實現(xiàn)目標的責(zé)任感。

③提倡以目標作為自我控制、自我管理的手段，促使職工在目標實現(xiàn)的過程中，得到自我滿足和自我發(fā)展。

我國會展場館的目標管理，是圍繞保障會議展覽經(jīng)營活動進行的，并按質(zhì)、按量、按時地完成會議展覽籌備和展出任務(wù)。每一場會議或展覽就是一個總目標，安排場地、工作進程、場館保潔、展覽設(shè)計、會場氣氛、制作布置、展臺搭建、設(shè)備器材、組織觀眾、財務(wù)收支等，都是部門目標和班組目標或個人目標，這些都要定人、定崗、定時、定質(zhì)、定量、定性，互相配合，明確職責(zé)，及時檢查，共同完成。明確會展場館的目標管理是完善科學(xué)管理制度，創(chuàng)造性地實現(xiàn)會展場館工作任務(wù)的一項重要措施。

3.2　會展場館的計劃管理

3.2.1　會展場館計劃管理的概念和意義

1）會展場館計劃管理的概念

會展場館計劃管理就是根據(jù)內(nèi)外環(huán)境條件，用目標管理的方法，通過對計劃的編制、執(zhí)行、控制，確定會展場館的經(jīng)營目標，指導(dǎo)經(jīng)營業(yè)務(wù)活動，保證取得良好的效益。計劃管理有雙重含義：一是指對計劃編制本身的管理；二是實施計劃，用計劃管理會展場館。計劃管理是一種管理職能，是從提供編制計劃依據(jù)到計劃目標最終實現(xiàn)的全過程中發(fā)揮作用的職能。

2）會展場館計劃管理的意義

計劃管理對會展場館的經(jīng)營業(yè)務(wù)活動具有指導(dǎo)、規(guī)范和控制的作用，科學(xué)的計劃管理是保證會展場館實現(xiàn)科學(xué)管理的必要條件。

①計劃管理是會展場館管理的首要職能。對會展場館的管理是通過執(zhí)行管理職能實現(xiàn)的。在場館各管理職能中，決策和計劃是管理的首要職能。決策和計劃為其他管理職能發(fā)揮作用提供了目標和綱領(lǐng)。

②計劃管理是現(xiàn)代會展場館管理的客觀要求。計劃使管理者全面地思考實現(xiàn)目標所需要做的或可能遇到的事情是什么，它能幫助管理人員預(yù)測未來，在一定程度上減少未來的不確定因素。即使出現(xiàn)一些不能預(yù)見的事情，也能做到妥善處理。

計劃將幫助管理者選擇更加有效的經(jīng)營管理方案。在計劃制訂過程中能發(fā)現(xiàn)、利用更多降低成本、防止浪費、提高利潤的機會，避免盲目、雜亂無序的經(jīng)營管理行為。

計劃也有利于控制，因為計劃提供了評價下屬工作狀況和場館經(jīng)營實績的標準。不實行計劃管理，實際就是危機管理。

會展場館的業(yè)務(wù)部門眾多，分工越來越細，每個部門、每項工作都有自身的決策目標，客觀上要求有一個總目標為各具體部門指明共同努力的方向，要求有一個代表統(tǒng)一意志的綱領(lǐng)來組織、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)各部門的行動，這個目標和綱領(lǐng)就是會展場館計劃。

3.2.2　會展場館各階段計劃的編制

管理的基本職能是計劃、組織、指揮、調(diào)節(jié)和控制。會展場館的任何一項管理制度和管理活動，實質(zhì)上都是執(zhí)行上述五種職能，并通過這五種職能來實現(xiàn)場館的工作目標，達到提高場館兩個效益的目的。以下就會展場館的計劃管理進行介紹。

計劃是對未來活動方案的一種說明，它說明未來活動的目標以及達到目標的措施、方法和時間。計劃管理在整個管理職能中處于首要的地位，它是各項管理工作的前提，是管理者對各項工作進行指揮、實行控制的依據(jù)和基礎(chǔ)。會展場館的管理同樣也要把計劃管理放在第一位，其他各項管理都要圍繞場館計劃的實現(xiàn)來開展。

在會展場館實際計劃管理過程中，最常使用和制訂的計劃為：長期計劃、年度綜合計劃和會展活動項目計劃，這些計劃組成會展場館的計劃體系。

展會商業(yè)計劃書

1、在做策劃方案前要有清晰的概念和可操作性強的計劃；

2、展會活動策劃的準備，包括項目創(chuàng)立、預(yù)算、場地預(yù)定、宣傳推行、項目辦理等；

3、做好每一部分的策劃，合理運用一些方法加速活動策劃進程；

4、中期要做好和諧團隊和資源，預(yù)測會發(fā)生的事情并解決；

5、活動完畢后，總結(jié)評價展會活動，并做成陳述。

展會項目運作計劃

首先，要事先廣而告之的宣傳。其次要用優(yōu)惠政策吸引客商，三是要提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)和便利的交通等條件。

參加展會計劃方案

活動策劃，創(chuàng)意是關(guān)鍵?，F(xiàn)在不管是產(chǎn)品還是活動，大家的玩法和套路基本都差不多，這樣對用戶會產(chǎn)生厭倦心理。而一個活動的亮點就在于你的活動有沒有創(chuàng)意和創(chuàng)新，只有讓用戶感覺到了好奇和興趣的時候，它才會去參與。不管是策劃還是創(chuàng)意的加入，首先你都得去深入用戶群體去做調(diào)研，了解用戶的心理。只有當你找到了你的目標用戶的一個共性，你就能撬動整個群體。另外就是，可以參考一下之前不錯的活動案例，把他復(fù)用一下，然后自己再加些符合用戶群體共性的一些玩法到里面。這樣我相信，你的活動只會比別人好，不會比別人的差！

會展場館的計劃管理

①市場觀念：場館要在充分了解市場動態(tài)和觀眾需求的基礎(chǔ)上，有針對性地、有目的地提供會展服務(wù)。這就要加強對市場、對參展參會者和廣大觀眾的調(diào)查研究，及時掌握市場信息和市場動態(tài)，使會展服務(wù)與社會需求緊密結(jié)合起來。

②競爭意識：經(jīng)營就是市場競爭。開展會展經(jīng)營活動，必須引入競爭機制，在競爭中發(fā)揮自己的優(yōu)勢，揚長避短，改革創(chuàng)新，使會展場館對參展參會者和觀眾更具有吸引力。

③開發(fā)觀念：為了有效地開展競爭，就要不斷地開發(fā)會議展覽業(yè)務(wù)，開拓市場，擴大服務(wù)領(lǐng)域。要開展關(guān)于新技術(shù)、新設(shè)備、新材料、新工藝、新方法的開發(fā)性研究，努力實現(xiàn)會展業(yè)的現(xiàn)代化。充分開發(fā)利用好會展場館現(xiàn)有的各種資源，做到人盡其才，物盡其用，挖掘和發(fā)揮場館的潛力。

會展管理應(yīng)用方案

①市場觀念：場館要在充分了解市場動態(tài)和觀眾需求的基礎(chǔ)上，有針對性地、有目的地提供會展服務(wù)。這就要加強對市場、對參展參會者和廣大觀眾的調(diào)查研究，及時掌握市場信息和市場動態(tài)，使會展服務(wù)與社會需求緊密結(jié)合起來。

②競爭意識：經(jīng)營就是市場競爭。開展會展經(jīng)營活動，必須引入競爭機制，在競爭中發(fā)揮自己的優(yōu)勢，揚長避短，改革創(chuàng)新，使會展場館對參展參會者和觀眾更具有吸引力。

③開發(fā)觀念：為了有效地開展競爭，就要不斷地開發(fā)會議展覽業(yè)務(wù)，開拓市場，擴大服務(wù)領(lǐng)域。要開展關(guān)于新技術(shù)、新設(shè)備、新材料、新工藝、新方法的開發(fā)性研究，努力實現(xiàn)會展業(yè)的現(xiàn)代化。充分開發(fā)利用好會展場館現(xiàn)有的各種資源，做到人盡其才，物盡其用，挖掘和發(fā)揮場館的潛力。

④效益觀念：會展經(jīng)營和其他經(jīng)營一樣，直接目的就是獲得效益。其不同點在于會展經(jīng)營更強調(diào)在社會效益基礎(chǔ)上的經(jīng)濟效益，追求社會效益與經(jīng)濟效益的統(tǒng)一。要想方設(shè)法，以合理的成本和較少的投入，提供最佳的服務(wù)，來獲取較好的社會效益和經(jīng)濟效益。

會展場館經(jīng)營的目標是其經(jīng)營觀念的具體體現(xiàn)。其總目標是為促進與發(fā)展市場經(jīng)濟和提高人民群眾的物質(zhì)與文化生活水平服務(wù)。在這個總的目標下，會展場館根據(jù)自身條件和外部環(huán)境，確定本館在一定時期內(nèi)經(jīng)營活動的發(fā)展方向和奮斗目標。經(jīng)營目標包括對國家和社會的貢獻目標、展覽市場占有目標、場館發(fā)展目標和效益目標四個方面。

展會管理方案

一、與主承辦方洽談場館租賃合作，立項咨詢。萊垍頭條

1、主辦方立項咨詢；了解主辦方展會主題、時間、地點、展覽面積等基本信息。頭條萊垍

2、場館實地考場：場館各項技術(shù)參數(shù)是否符合辦展需求。萊垍頭條

二、簽訂場館租賃協(xié)議萊垍頭條

1、確定租賃合同，場地租賃面積、時間、定金支付方式、尾款結(jié)算等。萊垍頭條

2、相關(guān)手續(xù)的審批、申報。工商、消防、公安、稅務(wù)等批文辦理。主承辦單位自主辦理，展館協(xié)助。 布展前 一個月辦妥批文(國際展必備)、布展前20天辦妥消防、治安手續(xù)和其他(如廣告、餐飲報批)等批文萊垍頭條

三、場館服務(wù)支持萊垍頭條

1、展館服務(wù)團隊與主承辦單位團隊溝通落實展會綜合服務(wù)方案。萊垍頭條

展館運營部：展位位置圖，展位主場搭建方案、展品儲存，展品報關(guān)運輸方案、商務(wù)方案等。萊垍頭條

展館后勤部：電力，水、氣接駁，空調(diào)、網(wǎng)絡(luò)、電梯、懸掛、清潔等。條萊垍頭

保潔部： 保潔衛(wèi)生方案等萊垍頭條

安全保衛(wèi)部：展會保衛(wèi)方案 證件審查頭條萊垍

會議餐飲部：餐飲方案會議方案萊垍頭條

廣告事業(yè)部：廣告方案等。垍頭條萊

2、場館會場管理：布展、開展、撤展頭條萊垍

布展前一周與主辦方一起召開會前會，確認方案，細化方案內(nèi)容，檢查工作準備情況，做好服務(wù)。垍頭條萊

開展、撤展期詳細周密安排工作內(nèi)容，按照之前確認的方案，各模塊按部就班做好服務(wù)工作。會同主 辦單位i，安保部進行消防安防巡查、現(xiàn)場巡查、 展區(qū)用電安全巡查 管理現(xiàn)場人流、 物流、車流維護 秩序處理各類突發(fā)事件。萊垍頭條

四、客戶回訪、結(jié)算萊垍頭條

撤展前一日召開撤展協(xié)調(diào)會,主辦填寫客戶滿意度調(diào)查表發(fā)放等萊垍頭條

撤展結(jié)束后第一日確認主辦、工程結(jié)算單；企劃監(jiān)審部對各部門服務(wù)考核。條萊垍頭

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展會業(yè)務(wù)計劃

第二屆中國·潮汕國際紡織服裝博覽會籌備工作已正式啟動，展會計劃于2023年3月24日-26日在汕頭舉辦。第二屆“服博會”將繼續(xù)以“中國潮·世界品”為主題，展會規(guī)模擴大到5萬平方米，內(nèi)容將更加多元化，新增六大產(chǎn)業(yè)集群展區(qū)、全球華僑華人貼身衣物設(shè)計大賽、國內(nèi)各大知名品牌、電商平臺采購商聯(lián)合展等新亮點。