展會準(zhǔn)備工作

展會前的準(zhǔn)備是非常的重要的，我們一定一定要十分注重發(fā)邀請信的事情。我們展會邀請信的內(nèi)容主要分為：會展活動的名稱、舉辦城市、地點(diǎn)、時(shí)間、背景、目的；主辦機(jī)構(gòu)和組織機(jī)構(gòu)；聯(lián)絡(luò)方式以及其他需要說明的事項(xiàng)。由于邀請函是一種禮儀性文書，稱呼中要用單稱的寫法，不宜用泛稱（統(tǒng)稱），以示禮貌和尊重。

展會準(zhǔn)備工作ppt

演講者放映：該方式為默認(rèn)的放映類型，放映時(shí)幻燈片呈全屏顯示，在整個(gè)放映過程中，演講者具有全部控制權(quán)，可以采用手動或自動的方式切換幻燈片和動畫，還可對幻燈片中的內(nèi)容做標(biāo)記，甚至可以在放映過程中錄制旁白。此方式具有很強(qiáng)的靈活性，因此又被稱為手動放映方式。

觀眾自行瀏覽：該方式是一種讓觀眾自行觀看幻燈片的放映類型。此放映類型將在標(biāo)準(zhǔn)窗口中顯示幻燈片的放映情況，觀眾可以通過提供的菜單進(jìn)行翻頁、打印、瀏覽，但不能單擊鼠標(biāo)進(jìn)行放映，只能自動放映或利用滾動條進(jìn)行放映，因此又被稱為交互式放映方式。

在展臺瀏覽：該方式同樣以全屏顯示幻燈片，與演講者放映類型下顯示的界面相同，但是在放映過程中，除了保留鼠標(biāo)光標(biāo)用于選擇屏幕對象進(jìn)行放映外，其他功能將全部失效，終止放映也只能使用【Esc】鍵。這種類型通常用于展覽會場或會議中無人管理幻燈片放映的場合，因此又被稱為自動放映方式。

展會準(zhǔn)備工作內(nèi)容

參加展會，決定去后：

代表公司；還是個(gè)人；

要去目的；想干些啥；

應(yīng)做準(zhǔn)備；需要東西；

都帶誰去；必要資料；

各種協(xié)議；包括合同；

衣食住行；花費(fèi)錢財(cái)；

等安排妥；去會成功。

展會準(zhǔn)備工作安排

一、前期準(zhǔn)備工作：

1、定下參加會展的宣傳主題和主推產(chǎn)品：每一個(gè)會展都會有一個(gè)主題，圍繞會展的大主題決定我們參展的小主題，并根據(jù)主題選擇在展會上需要進(jìn)行宣傳和推廣的產(chǎn)品及業(yè)務(wù)。

2、會展的時(shí)間：根據(jù)時(shí)間做出一個(gè)計(jì)劃安排表，合理安排各項(xiàng)事務(wù)。

3、會展的地點(diǎn)：即展臺的位置、大小等。

4、參加會展的單位：

5、參加會展的原因：即通過參加會展希望達(dá)到什么效果。

2

/7

二、展臺的搭建制作

展覽會中，展臺制作水準(zhǔn)的高低直接影響著參觀者駐足的腳步。因此，展臺制作乃各參展公司的必爭之地。具體來說，展臺的搭建包括：

1、展臺的設(shè)計(jì)：制作出展區(qū)的三維立體效果圖，包括展區(qū)的裝修、展品的擺放、各類家具、展品的擺放、照明器材、廣告燈箱材料、電子視頻設(shè)備、電腦等物品。

從效果圖中感受戰(zhàn)區(qū)布置的合理性、色彩搭配的效果、燈光照明的感覺、服務(wù)參展人員的便捷等。

2、背板的設(shè)計(jì)制作： 背板的設(shè)計(jì)應(yīng)該體現(xiàn)明朗、活潑的格調(diào)和氣質(zhì)，運(yùn)用明亮的色彩。

3、展臺內(nèi)的擺設(shè)：在展臺內(nèi)還應(yīng)設(shè)置飲水機(jī)，供行人飲用，設(shè)置一些椅子供行人休息。

3

/7

三、宣傳產(chǎn)品的制作

1、宣傳片的制作：現(xiàn)場如果有大屏幕，要制作主題形象的宣傳片。

2、宣傳手冊的制作：提供給參加會展的客戶，手冊應(yīng)是圖文并茂的形式介紹相關(guān)產(chǎn)品和業(yè)務(wù)。16K大小的插頁形式，并非裝訂式。

3、宣傳折頁的制作：擺放在展區(qū)的展臺處，供有意向進(jìn)一步洽談的人士進(jìn)行詳細(xì)了解。

4、展板內(nèi)容的制作：背景板的宣傳材料和圖片的提供。

5、視頻播放內(nèi)容的制作

6、電腦播放內(nèi)容的制作：可以是宣傳片的播放，也可以是現(xiàn)場操作展示。

4

/7

四、實(shí)施前人員的選定和培訓(xùn)

1、參展人員應(yīng)該由兩部分組成，一批選拔形象好、氣質(zhì)好的女生作為禮儀迎賓服務(wù)員；一批應(yīng)是具有熟練的專業(yè)知識的人員，可以在現(xiàn)場解答客戶的咨詢和疑問的。

2、參展人員的培訓(xùn)：一是對禮儀人員進(jìn)行基本業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，讓引導(dǎo)人員大致了解展會主題和內(nèi)容，以及參展方此次參展的主推產(chǎn)品和業(yè)務(wù)的基本情況；二是對專業(yè)人員進(jìn)行基本的禮儀培訓(xùn)，使之在現(xiàn)場的表現(xiàn)得體、大方。

5

/7

五、會展紀(jì)念品的準(zhǔn)備

手袋的設(shè)計(jì)、紀(jì)念品的挑選、既能突出特色，又能具有一定的實(shí)用性，不會走出會場就被扔掉。

6

/7

六、攝影、攝像及后期制作

安排專人對會展的全程加以記錄，并于后期剪輯定片。

7

/7

七、展會布展

1、組委會應(yīng)設(shè)立組委會報(bào)到處（服務(wù)處），派專人到現(xiàn)場值班，負(fù)責(zé)受理展商報(bào)道、咨詢和處理現(xiàn)場事宜（包括布展、開展、撤展期間）。

2、施工許可證辦理：展臺搭建商應(yīng)具有法人資格和經(jīng)相關(guān)部門審核認(rèn)可的資質(zhì)等級，在簽訂《展覽施工安全責(zé)任書》，并向展館繳納施工管理費(fèi)、施工保證金、用電接駁費(fèi)等相關(guān)費(fèi)用后，方可辦理施工手續(xù)，領(lǐng)取證件。

3、現(xiàn)場展位改動必須經(jīng)組委會同意，在辦理相關(guān)手續(xù)后由展館實(shí)施。

4、需提前進(jìn)場布展的展商，需經(jīng)組委會與展館共同審核，在繳納提前進(jìn)場費(fèi)后辦理進(jìn)場施工手續(xù)。

5、需延時(shí)布展的參展商，請于提前到展館服務(wù)臺辦理相關(guān)手續(xù)。

6、組委會人員和布展人員必需遵守展會、展館統(tǒng)一規(guī)定的布展時(shí)間，閉館后謝絕進(jìn)入展館。

展會準(zhǔn)備工作表

1、在做策劃方案前要有清晰的概念和可操作性強(qiáng)的計(jì)劃；

2、展會活動策劃的準(zhǔn)備，包括項(xiàng)目創(chuàng)立、預(yù)算、場地預(yù)定、宣傳推行、項(xiàng)目辦理等；

3、做好每一部分的策劃，合理運(yùn)用一些方法加速活動策劃進(jìn)程；

4、中期要做好和諧團(tuán)隊(duì)和資源，預(yù)測會發(fā)生的事情并解決；

5、活動完畢后，總結(jié)評價(jià)展會活動，并做成陳述。

展會準(zhǔn)備工作有哪些

去參加展會需要準(zhǔn)備的相關(guān)物品：

1、準(zhǔn)備好的公司產(chǎn)品，展示。

2、準(zhǔn)備宣傳彩頁，現(xiàn)場發(fā)放。

3、準(zhǔn)備現(xiàn)場名片，便于交換。

4、準(zhǔn)備業(yè)務(wù)精英現(xiàn)場洽談5、準(zhǔn)備合同樣本。還有以下一些物品：報(bào)價(jià)表；公司的宣傳冊和名片；筆記本、訂書機(jī)、足夠的訂書釘和筆；照相機(jī)充足電。參加展會的注意事項(xiàng)：參加展會其實(shí)很多細(xì)節(jié)要注意，要合理安排，才能夠發(fā)揮參加展會的最大作用。比如日程安排以及人員安排，工作人員的食宿及具體工作安排都要做到位的。特別是人員安排，你要安排哪些人負(fù)責(zé)客戶接待，哪些要為其他人員的食宿安排，已經(jīng)展會期間的品牌策劃等等。

展會準(zhǔn)備工作安排ppt

演講、瀏覽、演示。

幻燈片的三種放映方式分別適用于演講、瀏覽、演示的場合。

1、演講者放映：

該方式為默認(rèn)的放映類型，放映時(shí)幻燈片呈全屏顯示，在整個(gè)放映過程中，演講者具有全部控制權(quán)，可以采用手動或自動的方式切換幻燈片和動畫，還可對幻燈片中的內(nèi)容做標(biāo)記，甚至可以在放映過程中錄制旁白。此方式具有很強(qiáng)的靈活性，因此又被稱為手動放映方式。

2、觀眾自行瀏覽：

該方式是一種讓觀眾自行觀看幻燈片的放映類型。此放映類型將在標(biāo)準(zhǔn)窗口中顯示幻燈片的放映情況，觀眾可以通過提供的菜單進(jìn)行翻頁、打印、瀏覽，但不能單擊鼠標(biāo)進(jìn)行放映，只能自動放映或利用滾動條進(jìn)行放映，因此又被稱為交互式放映方式。

3、在展臺瀏覽：

該方式同樣以全屏顯示幻燈片，與演講者放映類型下顯示的界面相同，但是在放映過程中，除了保留鼠標(biāo)光標(biāo)用于選擇屏幕對象進(jìn)行放映外，其他功能將全部失效，終止放映也只能使用【Esc】鍵。這種類型通常用于展覽會場或會議中無人管理幻燈片放映的場合，因此又被稱為自動放映方式。

展會準(zhǔn)備工作歷時(shí)一個(gè)月

2000年，德國漢諾威世博會，主題：“人類、自然、科技”，參展國家和組織共計(jì)172個(gè)，為往屆世博會參展國家、地區(qū)和組織最多的一屆。

世博會是一項(xiàng)由主辦國政府組織或政府委托有關(guān)部門舉辦的有較大影響和悠久歷史的國際性博覽活動。它已經(jīng)歷了百余年的歷史，最初以美術(shù)品和傳統(tǒng)工藝品的展示為主，后來逐漸變?yōu)樗C萃科學(xué)技術(shù)2010年上海世博會與產(chǎn)業(yè)技術(shù)的展覽會，成為培育產(chǎn)業(yè)人才和一般市民的啟蒙教育不可多得的場所。世界展覽會的會場不單是展示技術(shù)和商品，而且伴以異彩紛呈的表演，富有魅力的壯觀景色，設(shè)置成日常生活中無法體驗(yàn)的、充滿節(jié)日氣氛的空間，成為一般市民娛樂和消費(fèi)的理想場所?！?/p>

展會準(zhǔn)備工作流程 PPT

形象代言人職位介紹：

1.熟練掌握公司心臟產(chǎn)品知識，負(fù)責(zé)部分對內(nèi)和對外的產(chǎn)品知識及操作培訓(xùn)

2.收集行業(yè)動態(tài)信息，競爭產(chǎn)品的資料以及研究產(chǎn)品的發(fā)展趨勢等；整理產(chǎn)品基礎(chǔ)資料，制作產(chǎn)品幻燈片，彩頁，引用文獻(xiàn)，影像資料等；基于銷售和市場調(diào)研數(shù)據(jù)而進(jìn)行市場與行業(yè)動態(tài)分析

3.設(shè)計(jì)清晰的產(chǎn)品定位和品牌形象，完善產(chǎn)品培訓(xùn)手冊；并傳遞給銷售，保證他們能準(zhǔn)確的向市場傳遞品牌建設(shè)的要求

4. 制定產(chǎn)品年度計(jì)劃，跟進(jìn)產(chǎn)品相關(guān)學(xué)術(shù)活動的策劃和組織；各區(qū)域及全國學(xué)術(shù)展會、市場活動的會前準(zhǔn)備、執(zhí)行與后續(xù)跟進(jìn)

5.為銷售提供有效的售前和售后的支持：對銷售和客戶提供產(chǎn)品相關(guān)醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)、解答相關(guān)問題、臨床支持

6.公司對應(yīng)產(chǎn)品線新媒體宣傳文稿的內(nèi)容撰寫、審核、修訂

7.意向客戶考察產(chǎn)品的陪同及拜訪用戶醫(yī)院；重點(diǎn)客戶關(guān)系的維護(hù)；建立并保持與相關(guān)VIP專家，產(chǎn)品代言人，學(xué)術(shù)協(xié)會的良好關(guān)系

8.與橫向部門的跨部門溝通交流

展會準(zhǔn)備工作總結(jié)

清單1：參展前--國內(nèi) --聯(lián)絡(luò)外經(jīng)貿(mào)機(jī)構(gòu) 1、咨詢并了解當(dāng)?shù)啬壳暗慕?jīng)濟(jì)狀況和關(guān)于展會的詳細(xì)背景 2、這次展會是否有官方組織的展團(tuán)參展？ 3、機(jī)構(gòu)能為這次參展提供哪些服務(wù)，官方機(jī)構(gòu)在參展國的聯(lián)絡(luò)人是誰？ --聯(lián)絡(luò)展會的組織者 4、在展會前12－18個(gè)月開始了解展會信息并和組織者取得聯(lián)絡(luò) 5、盡量獲得好的展位 6、如果必要可以提前預(yù)定翻譯人員 7、預(yù)定住宿 8、是否需要安排廣告？ --為展會制定計(jì)劃 9、確認(rèn)具體目標(biāo)和總體目標(biāo) a、是否進(jìn)行現(xiàn)場銷售？規(guī)模多大？預(yù)估在展會后的一年中銷售額可提高多少？ b、代理/分銷的選擇 c、其他 10、編制預(yù)算 --察看標(biāo)準(zhǔn) 11、確認(rèn)你的產(chǎn)品符合參展國的安全和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。 12、最好通過一些著名注冊認(rèn)證機(jī)構(gòu)的測試認(rèn)證。 --其他 13、聯(lián)系一家可以雙邊結(jié)算的國內(nèi)或參展國銀行，準(zhǔn)備資金轉(zhuǎn)帳，L/C等。 14、依據(jù)展會情況或你的目標(biāo)客戶群準(zhǔn)備英文，阿拉伯文或法文產(chǎn)品手冊，聯(lián)系貨運(yùn)代理。 --清單2：參展前--參展國 1、兌換一些參展國貨幣以備幾天的花銷--雖然信用卡的使用越來越普及，但很多場合仍需現(xiàn)金支付。 2、打電話給你的展臺助理（指雇傭的當(dāng)?shù)氐墓ぷ魅藛T）約定展會前一天在展位會面做簡要指示。 3、熟悉展會場所地形并確認(rèn)你的展臺位置，熟悉貨運(yùn)代理辦公室，

海關(guān)辦公室，重要的展會辦公室（如新聞辦公室，咨詢處）的位置；了解一下當(dāng)?shù)毓そ车那闆r（電工，木工等）；了解郵局，銀行，餐館，停車場，洗手間的位置。 4、代運(yùn)物品交貨時(shí)一定要在展位現(xiàn)場，打開包裝確認(rèn)產(chǎn)品有無遺失和損壞，必要的話你也可以和貨運(yùn)代理確定展會結(jié)束后的返運(yùn)事宜。檢查展位的水，電，通訊，通風(fēng)狀況；布置展品并確認(rèn)所有展品正常運(yùn)作。如果需要，可以在展臺布置一些裝飾，如花，海報(bào)，圖片，燈光，音像等等。 5、檢查展會上所要用到的一切物品：如筆，

記事本

，合同表單以及其他辦公用具，宣傳冊，名片，椅子，桌子等等。 6、和展位助理會面，簡要的介紹所有展品的情況，布置會展期間的工作。 7、會展期間工作安排與分工： 信息收集，展臺服務(wù)，后勤及聯(lián)絡(luò)，宣傳推廣等等。 --展會期間 1、在開展前1個(gè)小時(shí)到達(dá)展位（一般展會9：00開始，那么你最好8：00到達(dá)）。 2、檢查展位的所有物品。 3、向展位助理再次強(qiáng)調(diào)展品和展會的一些重點(diǎn)注意事項(xiàng)，安排他們離開展臺的時(shí)間。聽聽助手對中東市場機(jī)會的看法。和潛在買家，代理/分銷商，老的客戶共進(jìn)午餐（或和他們約好共進(jìn)午餐的時(shí)間），同他們交流一下關(guān)于產(chǎn)品，市場的信息。一天展會結(jié)束后，和展位助理做個(gè)當(dāng)天工作總結(jié)并在晚上離開時(shí)收好所有的物品。注意不要在展會正式結(jié)束前離開展位（一般為6：00PM）。 一般一天中最忙的時(shí)間是100：00AM --中午和1：00PM--5：00PM。你可以在展會上四處走走，了解一下競爭對手的情況。在新聞中心放置產(chǎn)品宣傳手冊并詢問獨(dú)特的產(chǎn)品是否可以在每天的新聞發(fā)布會上發(fā)布。 --清單4：文化差異 在和非英語母語國家的人交流時(shí)避免使用俚語，語速要慢，聲音不要太高，不要直呼他們的姓名，別在展臺吃午餐，隨時(shí)保持展臺的干凈和整潔。注意買家查詢表的整理和保存，并將它們放在安全的地方。 衣著適當(dāng)，記得穿一雙舒適的鞋子否則你的腳可能會受不了。 在展位上要始終有工作人員，千萬別在展會結(jié)束前就離開。 4、報(bào)價(jià)，交期的談判 --清單5：會展的最后一天 安排一個(gè)空閑時(shí)間，在展會大廳四處逛逛，散發(fā)剩下的樣品和宣傳資料。 支付所有的帳單，如：展臺承包商，翻譯，海關(guān)，貨運(yùn)代理，水電通訊，辦公家具租金，清潔，

保險(xiǎn)等等。 3、未售出展品的處理--通常運(yùn)回國內(nèi)；不要將無用物品胡亂的丟棄在展臺上；將客戶的卡片和相關(guān)資料妥善整理保存；安排返回行程。 --清單6：展會后的工作 1、將這次會展的結(jié)果，銷售額，經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，客戶接觸情況等向公司做個(gè)完整的報(bào)告， 2、依據(jù)這次會展的效果決定下次是否需要繼續(xù)參加？ 3、如果這次參展很成功并決定繼續(xù)參加下次的展會的話，立即預(yù)定下次展會的展位并盡量獲得一個(gè)更好的位置，如果這次會展的當(dāng)?shù)毓蛦T的工作令你滿意，那么你可以安排下次繼續(xù)雇傭他們。